Desde que el concepto de EIS fuera desarrollado por Rockart y Treacy (1982), han ido apareciendo otras definiciones. Podemos considerar un EIS como un sistema de información computerizado concebido específicamente para su uso por parte de la alta dirección de la empresa, a quien le proporciona información tanto interna como externa que puede utilizar como apoyo en el desempeño de sus tareas.
Si bien hemos encontrado diferentes definiciones de un EIS, en lo que sí existe unanimidad es en sus características, las cuales comentamos a continuación:
a) Capacidad de acceso y gestión de la información.
Deberá captar la información, tanto interna como externa, que sea de relevancia para el ejecutivo (Watson, Rainer y Koh, 1991), y por tanto, ha de ser capaz de acceder y gestionar información de múltiples fuentes y formatos, y manejar información estructurada y no estructurada, tanto cuantitativa como cualitativa.
Un EIS permite el acceso directo a la información sin necesidad de intermediarios (Rockart y Treacy, 1982; Watson, Rainer y Koh, 1991).
b) Presentación de la información
La información ha de llegar en forma significativa y manejable al usuario, lo que implica combinar datos de diferentes fuentes en un mismo informe o pantalla, y capacidad de filtrar y comprimir un amplio rango de información. Paralelamente a la capacidad de agregación, un EIS deberá permitir la posibilidad de profundizar, indagar y obtener información más detallada sobre algún aspecto concreto si el directivo lo considera oportuno.
La presentación de la información se debe adaptar a las preferencias personales del usuario, permitiéndole elegir, por ejemplo, la forma que utilizará el sistema para llamar su atención en caso de que aparezcan desviaciones en alguna variable.
c) Orientación a los Factores Críticos de Éxito (C.S.F.)
El EIS deberá proporcionar información sobre las variables clave del negocio, y deberá ser lo suficientemente flexible para adaptarse a los posibles cambios que se produzcan en el negocio, garantizando el mantenimiento de la orientación del sistema hacia los factores críticos de éxito. Por ello, se considera que el EIS debe ser diseñado para la evolución constante (Colomina, 1993). La correcta determinación de las necesidades de información de los usuarios es un requisito imprescindible para que el EIS tenga la adecuada orientación y condiciona en gran medida su éxito o su fracaso.
d) Capacidad de comunicación y organización del tiempo
Un EIS también debe servir de apoyo a las funciones de comunicación, a través del correo electrónico, y de organización del trabajo del directivo por medio de agenda o calendario que generalmente proporciona el sistema.
e) Facilidad de uso.
Estos sistemas deben adecuarse al perfil de sus usuarios, es decir, personas que, generalmente, no tienen formación en informática y, además, no disponen del tiempo para adquirirla. Ello significa que deben tener una fácil utilización que permita acceso directo e intuitivo a sus prestaciones. Rinaldi y Jastrzembski (1986) sugieren que los EIS deberían tener una curva de aprendizaje de unos pocos minutos.
Los EIS son una de las armas más prometedoras que la tecnología pone al servicio de la empresa. Permiten que un ejecutivo, desde su propia mesa de despacho, pueda comprender y analizar las fuerzas que actúan en su compañía y en el mercado. Los ejecutivos pueden utilizar los EIS de dos formas totalmente distintas:
· Para acceso a la información(sólo lectura), sobre la situación actual y sobre las tendencias previstas de los negocios.
· para análisis personalizados de los datos disponibles. Vamos a ver brevemente estos dos modos de uso.
a) Acceso a la información
Cuando los ejecutivos tienen acceso "solo de lectura" a los últimos datos o informes sobre la situación de las variables clave, ello implica que están capacitados para examinar la información solicitada, pero pueden hacer muy poco, o quizá nada, en cuanto a procesado de datos. en sectores donde las condiciones del mercado cambian rápidamente, donde hay que controlar muchos informes o donde es importante el seguimiento hora a hora de las operaciones, esta clase de acceso puede utilizarse mucho.
b) Análisis personalizadosNaturalmente, los ejecutivos pueden utilizar el ordenador no sólo para tener un acceso exclusivo a la información, sino también como un instrumento analítico. El tipo de análisis realizado difiere de un directivo a otro. Algunos simplemente calculan nuevos ratios o hacen extrapolación de tendencias actuales para aplicarlas al futuro. Algunos marcan en gráficos las tendencias de interés particular, con objeto de obtener una perspectiva visual complementaria. Otros trabajan con modelos simulados para determinar donde serán más productivas las inversiones de capital. Lo importante es que estos sistemas EIS permitan considerar, cambiar, extender y operar datos según procedimientos que son significativos para el ejecutivo a nivel personal. Para que este método sea eficaz es ineludible que los ejecutivos quieran dedicar mucho de su propio tiempo y esfuerzos a la definición de los datos que se necesitan y al aprendizaje de lo que el ordenador pueda hacer.
Los usuarios precisan al menos algún grado de formación inicial y asistencia durante su trabajo en relación con los lenguajes el ordenador.
