Está basado en la computadora y la relación de sustentabilidad de los trabajos rutinarios, es el más importante y el más utilizado dentro de la empresa, pues reduce el tiempo de las operaciones o actividades rutinarias de la empresa.
“Transacción es cualquier suceso o actividad que afecta a toda la organización".
Las transacciones más comunes dentro de la empresa incluyen las siguientes operaciones:
• Facturación de ventas
• Entrega de mercaderías (incluye el tiempo y el período de pago)
• Pago de las nóminas a los empleados.
• Comprobación de las cuentas "a cobrar" y "a pagar".
La empresa debe poseer un sistema eficiente para relacionar todas las transacciones, y evitar demoras y/o errores que puedan hacernos perder clientes, o incurrir en problemas de tesorería.
Las actividades que debemos realizar para procesar las transacciones son las siguientes:
• Cálculos analíticos.
• Clasificación y ordenamiento según su importancia.
• Almacenamiento y recuperación de la información, para situarla donde se necesite.
• Generación de resúmenes, para comprobar rápidamente el estado de la empresa.
Estas actividades operacionales están presentes en cualquier organización de forma reiterada, y poseen todas ellas unas características comunes, como son:
• Hay un gran volumen de transacciones repetitivas.
• Hay gran similitud entre dichas transacciones.
• Los procedimientos para el procesamiento de estas transacciones, está bien definido y se puede describir con detalle.
• Existen muy pocas excepciones a los procedimientos normales.
Estas características permiten establecer rutas para el manejo de las transacciones, indicando que debe buscar, y que se debe hacer cuando se presente una excepción. Los procedimientos para el proceso de transacciones se denominan "procedimientos de operación estándar".
Por ejemplo:
Las rutinas asociadas con transacciones bancarias, caracterizan el empleo de procedimientos de operaciones estándar para el manejo de deposito y retiradas de capital, pago de cheques, y otros procesos, el sistema utilizado en las cajas de los bancos es similar al utilizado por los cajeros automáticos, pues el software utilizado en ambos casos, es el encargado de asegurar que se sigue el procedimiento adecuado.
Estas actividades se repiten varias veces al día de forma rutinaria, por lo que es una operación que se puede delegar de forma eficiente y eficaz para procesar los datos de una transacción, y recoger las excepciones en ventanilla, agilizando las operaciones.
Los TPS brindan velocidad y exactitud, y se pueden programar en las decisiones bien estructuradas y definidas, para seguir una rutina sin que existan variaciones o errores.
